Archivieren & Sortieren

Sortieren und Archivieren von Dokumenten

Nicht jedes Dokument besteht aus nur ein oder 2 Blättern und eignet sich für die Ablage in einem Aktenordner. Vor allem, wenn es darum geht, komplette Vorgänge zusammen zu halten, ist ein Ordner entweder sachlich ungeeignet - oder einfach viel zu groß. Mit einer Prospekt- oder Aktenhülle kommt man hier aber auch nicht zurande: Eine Prospekthülle erlaubt keinen direkten Zugriff auf die einzelnen Blätter, und bei den an 2 Seiten offenen Aktenhüllen wäre das Verlustrisiko zu groß. Insbesodere, wenn Unterlagen in den Außendienst mitgenommen werden müssen.

Am beliebtesten sind für diese Zwecke Einschlagmappen, die im geschlossenen Zustand wirklich nach allen Seiten "zu" sind, so dass nichts herausfallen kann. Und um zu Verhindern, dass der Deckel sich versehentlich öffnet, wird dieser oft noch mit einem Spanngummi verschlossen. Dieser kann der Länge nach um die Mitte der Einschlagmappe liegen, oder - der Name Eckspanner verrät es - über die beiden äußeren Ecken des Deckels. Das Prinzip ist natürlich das selbe,

Einschlagmappen mit oder ohne Eckspanner eignen sich auch für dickere Unterlagen, da Deckel und Seiten mit Knickfalten ausgestattet sind, die sich an das Dokument anpassen. In jedem Fall ist die Mappe nach dem Schließen allseitig gegen Verlust geschützt. Diese Mappen findet man natürlich im Außendienst, um komplexe Unterlagen für Kunden vorzubereiten; aber auch komplizierte Vorgänge z.B, in einer Anwaltskanzlei werden oft darin abgelegt. Alleine schon, um sicher zu stellen, dass die Unterlagen mehrerer Klienten nicht durcheinandergeraden. Sauberes Sortieren und Archivieren, sofern es aufwändigere Vorgänge betrifft, die sich nicht in ein paar DIN A4-Seiten abbilden lassen, ist auch in vielen Büros notwendig. Vorbereitung von Verträgen, Bearbeitung von Reklamationen - diese und viele andere Vorgänge sind für die Ablage in einer Einschlagmappe ideal geeignet.