Ordnungs- & Bürohelfer


Sortieren, Organisieren, Ablegen: Helfer gegen das tägliche Bürochaos!

In einem großen Büro kann es zu Stoßzeiten schon mal drunter und drüber gehen: Rechnungen und Lieferscheine müssen geschrieben werden, während gleichzeitig neue Ware ankommt und vereinnahmt werden muss; gleichzeitig stapeln sich Briefe, die auf Antwort warten, und natürlich klingelt ständig das Telefon. Der ganz normale Wahnsinn in einem ganz normalen Büro!

Um da nicht alles durcheinander zu bringen, was gerade auf dem Schreibtisch liegt - und erst recht, sofort Zugriff auf wichtige Dokumente im Archiv zu haben - ist eine strukturierte Organisation unerlässlich. Und so lange, wie man im Büro nicht tatsächlich papierfrei arbeiten kann, kommt man dabei um die klassischen Ordnungshelfer nicht herum.

Das beginnt am Schreibtisch, wo ein- und ausgehende Dokumente zunächst grob vorsortiert in Ablagen und Ablagefächern landen, bis sie final bearbeitet werden können. Aktenhüllen helfen dabei, Unterlagen, die zusammengehören, auch zusammen zu halten; und Trennblätter sorgen für mehr Übersicht. Muss man komplexere Unterlagen zusammenhalten, sind Schnellhefter die erste Wahl.

In Dokumentenmappen wird dann schon wesentlich feiner sortiert. Ein eindeutiges Register hilft, die Papiere dort in der Mappe unterzubringen, wo sie hingehören. Zum häufigen Nachschlagen, zum Beispiel bei Preislisten, eignen sich Ringbücher; denn der Klemmmechanismus ist tatsächlich rund, was ein besonders einfaches Blättern erlaubt. Auch hier helfen Trennblätter und Register bei der Suche nach der richtigen Seite.

Hat man alles berbeitet, muss natürlich Archiviert werden - dafür prädestiniert ist der gute, alte Aktenordner.
Die stabile Mechanik hält viele Blätter zuverlässig fest; bei Bedarf lassen sich Dokumente aber auch wieder blitzschnell entnehmen. Die Rücken von Ordnern stehen dabei in vielen Farben zur Verfügung, so dass sich alleine damit schon ein Ordnungssystem aufbauen lässt: Rot für offene Rechnungen, Blau für bezahlte, Gelb für Wareneingänge - der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.
Wichtig bei jedem Aktenordner und Ringbuch ist, dass die Mechanik langfristig den täglichen Belastungen stand hält. Bei hochwertigen Markenordnern kann man sich darauf verlassen - hier Geld zu sparen lohnt sich nur für Privatleute oder kleine Büros, die mit wenig Papierkram auskommen.
Profis sollten aber unbedingt auf Marken-Qualität setzen: Wer schon einmal den kompletten Inhalt eines Orders beim Herausnehmen aus dem Regal auf dem Fußboden verteilt hat, weiß genau, wovon die Rede ist!